Archiwizacja dokumentów
Aby zachować przejżystość i bezpieczeństwo dokumentacji, należy ją regularnie porządkować i ewidencjonować. ELPOL stworzył kompleksową usługę archiwizacji dokumentów. Po jej wykonaniu zyskujecie Państwo uporządkowaną dokumentację, z pełną ewidencją. Akta są zabezpieczone i profesjonalnie oznaczone, a nasi specjaliści przeprowadzą szkolenie, dzięki któremu korzystanie z archiwum stanie się sprawne i efektywne.
Schemat procedury archiwizacji:
- dokumentacja przekazana jest do składnicy akt, gdzie zostanie poddana pracom porządkowym,
- wydzielane są dokumenty, które klient może zniszczyć (nie ma prawnego obowiązku ich dalszego przechowywania),
- całość dokumentacji jest ewidencjonowana zgodnie ze schematem organizacyjnym, który odpowiada Państwa potrzebom,
- spisane akta są przepakowywane i zabezpieczone,
- spakowane dokumenty zostają dokładnie oznaczone,
- zarchiwizowana dokumentacja wraz ze spisami w formie elektronicznej i papierowej dostarczana jest do archiwum klienta, a nasz archiwista prowadzi krótkie szkolenie z zakresu sprawnej obsługi wypożyczeń.
Korzyści jakie daje archiwizowanie dokumentów:
Bezpieczeństwo – uporządkowane dokumenty dają pełną kontrolę nad obiegiem informacji w Państwa biurze. Nasi pracownicy cechują się dyskrecją, a niszczarnia dokumentów tuż obok składnicy sprawia, że nie istnieje groźba „wycieku” informacji.
Oszczędność miejsca – w wyniku archiwizacji, dokumentacja zajmuje mniej miejsca na półkach. Zyskają Państwo wolną przestrzeń i estetyczny wygląd archiwum.
Wygoda i komfort korzystania z archiwum zakładowego – uporządkowane i zewidencjonowane dokumenty są łatwe do odnalezienia i kontroli. Państwa pracownicy nie będą niepotrzebnie tracić czasu na zastanawianie się, gdzie znajdzie się jakiś dokument, a korzystanie z archiwum przestanie być uciążliwą czynnością.